Шаблон бизнес-процесса для автоматического поздравления контакта с Днем рождения

В нашу компанию обратился клиент с желанием создать автоматическую рассылку поздравлений клиентов с днем рождения. На момент обращения база содержала более 10 тысяч контактов, но не у всех были заполнены поля Дата рождения и/или Email. Наши специалисты реализовали бизнесс-процесс с необходимыми уведомлениями для ответственных.

Кейс клиента

Есть клиентская база, которая накапливалась несколько лет и имеет более 10 000 записей. К сожалению, не все контакты имеют заполненные поля "Дата рождения" и "Email". Задача сделать так, что бы после заполнения недостающих данных, клиенты компании автоматически получали поздравления с днем рождения на электронную почту. Отдельным условием была необходимость реализовать возможность отключения отправки писем некоторым контактам. Так же, отправляемые письма должны быть персонализированными.

Решение

Поскольку клиент хотел реализовать все штатными средствами Битрикс24, для решения данной задачи нами был разработан алгоритм последовательного бизнесс-процесса, который задействовал только инструменты Битрикс24.

Для правильной работы БП нам потребовалось создать два дополнительных поля в карточке клиента: Пол и Отправка поздравления. Наличие данных полей решает две задачи, возможность отключения рассылки для определенного контакта, а так же дает возможность персонализировать рассылку по полу клиента.

Далее создаем шаблон бизнесс-процесса для автоматической отправки поздравительных писем. Для корректной работы БП мы используем 6 переменных и 5 конструкций "Условие". В самом начале шаблона мы проверяем наличие у контакта заполненного поля "Email", если оно пустое, ставим ответственному задачу заполнить. Далее проверяем заполненное поле "Дата рождения", если оно пустое, так же ставим ответственному менеджеру задачу заполнить.

Как только необходимые поля у нас заполнены, переходим к вычислению даты отправки поздравления. Что бы Битрикс24 корректно рассчитал дату отправки, необходимо провести небольшую магию с цифрами. Для этого мы берем дату из поля "Дата рождения", убираем из нее год, затем получаем текущий год и подставляем его в ранее полученную дату рождения. Таким образом мы получаем дату в текущем году, когда необходимо отправить поздравление.

Теперь нам надо понять, День рождения клиента уже прошел или только предстоит? Для этого сравниваем полученную дату с текущей и если она меньше, тогда создаем новую в следующем году. В противном случае создаем дату в текущем году.

Сейчас у нас есть необходимые данные: дата, когда поздравлять клиента; email; пол. Перед отправкой письма удостоверимся, что данному контакту мы действительно можем отправлять подобные письма, для этого создаем еще одно условие, где проверяем по полю: Отправка поздравления. Если можем, тогда создаем цикл с паузой до даты отправки. После наступления такой даты, наш бизнесс-процесс определяет пол контакта и отправляет заранее составленное письмо. В конце цикла мы вычисляем новую дату для отправки письма в следующем году.

Шаблон бизнесс-процесса готов к работе, что бы он запускался автоматически поставим в настройках БП галочку "при создании". Таким образом при создании контакта наш БП автоматически запустится не требуя каких-либо дополнительных действий со стороны ответственного менеджера.

Поскольку особенностью бизнес-процессов в Битрикс24 есть то, что их нельзя запускать одновременно для всей базы контактов (это может привести к "зависанию" облака). Поэтому бизнес-процесс будет срабатывать автоматически только для новых контактов! Чтобы запустить отслеживание даты рождения ваших клиентов, которые были добавлены в базу ранее (для старых контактов), нужно будет вручную пройтись по всей базе и запустить процесс для каждого клиента.

Заключение

Как видите, штатный функционал Битрикс 24 позволяет реализовать автоматизацию отправки писем клиентам с рассчитанной датой. Важно помнить, что бизнесс-процесс доступны только на коммерческих тарифах не ниже "Компания". Если вы хотите получить бесплатно файл с бизнес-процессом, вам необходимо либо продлить свою лицензию Битрикс24 у нас, либо приобрести коммерческий тариф в нашей компании.